Faktura międzynarodowa i jej kluczowe elementy

Faktura międzynarodowa to dokument wystawiany w ramach transakcji handlowych pomiędzy podmiotami z różnych krajów. Potwierdza sprzedaż towarów lub usług na rzecz zagranicznych kontrahentów — zarówno z obszaru Unii Europejskiej, jak i spoza niej. Aby była prawidłowa, musi spełniać określone wymogi prawne: odpowiadać przepisom kraju sprzedawcy oraz uwzględniać specyfikę podatkową kraju nabywcy.

Obowiązkowe elementy na fakturze to:

• Nazwa i adres sprzedawcy oraz nabywcy – pełne dane identyfikacyjne obu stron transakcji.
• Numery NIP – w przypadku kontrahentów z UE konieczne jest podanie numeru VAT UE.
• Numer faktury – kolejny w ramach wewnętrznej numeracji przedsiębiorstwa.
• Data wystawienia i data sprzedaży – określające moment powstania obowiązku podatkowego.
• Opis usługi lub towaru – precyzyjny, umożliwiający jednoznaczną identyfikację przedmiotu transakcji.

W praktyce, aby ułatwić współpracę i uniknąć nieporozumień, można wystawiać faktury w wersji dwujęzycznej. Oznacza to, że treść dokumentu pojawia się zarówno w języku polskim, jak i w języku kontrahenta. Takie rozwiązanie sprawia, że dokument jest w pełni zrozumiały dla zagranicznego odbiorcy, a jednocześnie spełnia wymogi polskich organów podatkowych, które w przypadku faktury wystawionej wyłącznie w języku obcym mogą zażądać tłumaczenia na język polski.

Specyfika rozliczeń VAT w transakcjach międzynarodowych

Jednym z najważniejszych aspektów wystawiania faktur międzynarodowych jest prawidłowe rozliczenie podatku VAT. W przypadku świadczenia usług na rzecz zagranicznej firmy zarejestrowanej jako podatnik VAT w swoim kraju, miejscem opodatkowania transakcji jest kraj nabywcy. W takiej sytuacji w miejscu stawki VAT wpisuje się skrót „np.” (nie podlega), co oznacza, że obowiązek rozliczenia podatku spoczywa na nabywcy w jego kraju. Dodatkowo faktura powinna zawierać wyraźną adnotację „odwrotne obciążenie / reverse charge”.

Trzeba jednak pamiętać, że odwrotne obciążenie nie dotyczy sytuacji, w których nabywcą jest zagraniczna osoba fizyczna. W takim przypadku transakcja rozliczana jest w kraju sprzedawcy, a faktura musi zawierać polską stawkę VAT, zgodną z obowiązującymi przepisami dla danego rodzaju towaru lub usługi.

Waluta na fakturze międzynarodowej

Faktura dla zagranicznego kontrahenta może być wystawiona w dowolnej walucie wymienialnej, co daje przedsiębiorcy swobodę dostosowania rozliczeń do preferencji klienta. Najczęściej wybierane są euro, dolar amerykański lub funt brytyjski.

Dla celów podatkowych w Polsce konieczne jest jednak przeliczenie wartości na złotówki. Przeliczenia dokonuje się według średniego kursu waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający:

• dzień wystawienia faktury – jeśli jest ona wystawiana przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi,
• dzień dostawy towaru lub wykonania usługi – jeśli dokument powstaje po jej realizacji.

Przedsiębiorca musi także w rozliczeniach uwzględnić ewentualne różnice kursowe, które mogą wpłynąć na przychody lub koszty. Dlatego tak ważne jest prowadzenie rzetelnej dokumentacji i korzystanie z narzędzi, które automatycznie przeliczają kwoty zgodnie z obowiązującymi kursami.

Dlaczego warto korzystać z faktur elektronicznych?

Faktury elektroniczne całkowicie zmieniły sposób rozliczeń w biznesie międzynarodowym. Ich największą zaletą jest szybkość i wygoda – dokumenty można wystawiać, przesyłać i archiwizować w formie cyfrowej, bez konieczności drukowania czy wysyłania papierowych wersji.

Korzyści z takiego fakturowania to m.in.:

• automatyzacja procesów (przeliczanie walut, weryfikacja kontrahentów, dostosowanie dokumentów do wymogów podatkowych w różnych krajach),
• mniejsze ryzyko błędów przy wprowadzaniu danych,
• oszczędność czasu i redukcja kosztów związanych z drukiem oraz wysyłką.

Dzięki cyfryzacji procesów przedsiębiorcy mogą obsługiwać klientów na całym świecie w sposób szybki, przejrzysty i w pełni zgodny z przepisami.

Fakturownia – profesjonalne wsparcie w rozliczeniach międzynarodowych

Wystawianie faktur międzynarodowych wymaga zarówno znajomości przepisów, jak i narzędzi, które ułatwią każdy etap tego procesu. Fakturownia to platforma online, która zapewnia kompleksową obsługę fakturowania w handlu międzynarodowym, oferując funkcje dopasowane do potrzeb firm działających globalnie.

Najważniejsze możliwości Fakturowni to m.in.:

• Faktury w 38 językach oraz faktury dwujęzyczne – możliwość wystawiania dokumentów w dowolnej kombinacji językowej (np. polski-angielski, polski-niemiecki, polski-francuski), co zwiększa czytelność i eliminuje potrzebę dodatkowych tłumaczeń.
• Obsługa różnych walut – automatyczne przeliczanie według kursu NBP, Europejskiego Banku Centralnego lub kursu indywidualnie ustalonego.
• Zgodność z międzynarodowymi standardami – obsługa faktur VAT, proform, korekt, faktur z odwrotnym obciążeniem oraz dokumentów OSS, WNT i WDT.
• Weryfikacja kontrahentów – sprawdzanie numerów VAT w bazie VIES, co zwiększa bezpieczeństwo transakcji.
• Autopłatności – możliwość dodania linku do płatności, aby przyspieszyć regulowanie należności przez klientów.

Co ważne, w Fakturowni wystawienie profesjonalnej e-faktury trwa mniej niż minutę. Dane kontrahentów i informacje o towarach lub usługach można pobrać automatycznie, bez ręcznego wpisywania. System sam dostosowuje dokumenty do wymogów prawnych obowiązujących w danym kraju, co minimalizuje ryzyko błędów.

Jak zacząć?

Wystawianie faktur elektronicznych w transakcjach międzynarodowych nie musi być skomplikowane. Dzięki Fakturowni proces ten staje się prosty, szybki i w pełni zgodny z przepisami. Wystarczy wskazać kraj kontrahenta, stawkę VAT, walutę oraz język faktury, a system automatycznie przygotuje dokument w odpowiednim formacie.

Chcesz usprawnić rozliczenia z zagranicznymi partnerami? Zarejestruj się w Fakturowni i zacznij wystawiać dwujęzyczne faktury w dowolnej walucie już dziś. Odkryj, jak proste i szybkie może być fakturowanie międzynarodowe, i zrewolucjonizuj sposób prowadzenia swojego biznesu.