Podstawowe dokumenty przetargowe

Na początek trzeba mieć przy sobie zestaw, który jest potrzebny w zasadzie zawsze. Mowa tu o:

• aktualnym odpisie z KRS (dla spółek) lub wydruku z CEIDG (dla jednoosobowych działalności),
• danych rejestrowych firmy (NIP, REGON),
• pełnomocnictwie, jeśli dokumenty składa ktoś inny niż właściciel lub członek zarządu,
• potwierdzeniu zapłaty wadium lub gwarancję instytucji finansowej.

Choć te dokumenty wydają się „oczywiste”, w praktyce to właśnie na nich najczęściej wykładają się wykonawcy. Problemem jest niedopilnowanie terminu ważności lub brak podpisu kwalifikowanego. A to oznacza jedno: błyskawiczne odrzucenie oferty, zanim ktokolwiek w ogóle zajrzy w jej treść. Pamiętaj, że polskie prawo traktuje niektóre błędy formalne zero-jedynkowo, bez możliwości późniejszego uzupełnienia. Dlatego zawsze warto mieć te dokumenty przygotowane i gotowe do złożenia.

Zaświadczenia z urzędów i Rejestr Karny – kiedy i dla kogo?

W zdecydowanej większości przypadków zamawiający wymaga zaświadczeń z Urzędu Skarbowego oraz ZUS-u, które potwierdzają, że firma nie zalega z opłatami. Kluczowy jest termin. Dokumenty muszą być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed terminem składania oferty. Podobnie z dokumentami z Krajowego Rejestru Karnego (choć tu jest 6 miesięcy ważności). I tutaj sprawa nieco się komplikuje. W przypadku jednoosobowych działalności wystarczy zaświadczenie o niekaralności właściciela. Ale już przy spółkach potrzebne będą zaświadczenia dla każdego członka zarządu oraz osobno dla podmiotu. Jeśli ktoś z zarządu jest cudzoziemcem, może być konieczne dostarczenie dokumentów z odpowiednich rejestrów w jego kraju, wraz z tłumaczeniem przysięgłym. Brak nawet jednego z tych zaświadczeń może automatycznie wykluczyć Cię z postępowania. To szczególnie istotne w kontekście większych zamówień publicznych, takich jak zadania z sekcji 'przetargi Szczecin' ogłaszane przez miasto lub instytucje samorządowe.

Finanse i referencje

W przypadku wielu przetargów sam wpis do CEIDG i zaświadczenia z urzędów nie wystarczą. Trzeba jeszcze potwierdzić zdolność finansową oraz doświadczenie. Często wymagane są sprawozdania finansowe z ostatnich trzech lat (lub dokumenty równoważne). Do tego zamawiający może oczekiwać wykazu wykonanych usług z ostatnich lat, referencji od poprzednich klientów, informacji o kadrze, sprzęcie, polisach OC, a w niektórych branżach także koncesji, licencji czy certyfikatów. Wszystko opisuje każdorazowo w Specyfikacji Warunków Zamówienia.

I choć brzmi to jak sporo pracy, z perspektywy aktywnego wykonawcy to po prostu standard. Warto raz przygotować sobie komplet „dowodów wiarygodności” i aktualizować je na bieżąco. Wtedy złożenie oferty na zadania z sekcji ‘przetargi Szczecin’ trwa kwadrans, a nie kilka dni. To bardzo prosta metoda na zakontraktowanie prestiżowych i dobrze płatnych zleceń dla firmy.

Artykuł powstał przy współpracy z portalem Oferent.com.pl