Prowadzący: To mamy taką sytuację. Zamawiam pralkę przez internet, widzę potwierdzenie zakupu, a później wiadomość od kuriera. Co się dzieje pomiędzy tymi etapami i do czego firmie potrzebny jest system ERP?

Piotr Krzysztoporski: No tutaj trzeba sobie przede wszystkim zadać pytanie, kto obsługuje to zamówienie, tak? Bo akurat ten przykład, który pan podał, to bardziej pokazuje taką firmę dystrybucyjną. I teraz pytanie, czy chcielibyśmy faktycznie zostać przy tej firmie dystrybucyjnej, czy chcemy się wręcz cofnąć do wcześniejszych etapów, tak? Bo tę pralkę ktoś musi wyprodukować.

Prowadzący: To się cofnijmy w takim razie.

Piotr Krzysztoporski: Dobra, no to może tak: najpierw sobie rozszyfrujmy ten skrót ERP. Po angielsku to jest Enterprise Resource Planning. Gdyby to tak wprost chcieć tłumaczyć, to są systemy do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Natomiast to nie do końca oddaje jakby sens tych systemów. Raczej należałoby posłużyć się taką, powiedzmy, spolszczoną nazwą, że to są zintegrowane systemy do zarządzania przedsiębiorstwem. To, myślę, lepiej odpowiada w nazewnictwie temu, co taki system robi.

I teraz tak: taki system, przynajmniej z mojej perspektywy, to jest troszkę jak system nerwowy całego przedsiębiorstwa, gdybyśmy chcieli taką analogię do ludzkiego organizmu przeprowadzić. Żeby to wytłumaczyć, to myślę, że przede wszystkim powinniśmy się przyjrzeć temu, jak działają w ogóle przedsiębiorstwa.

Można powiedzieć, że przedsiębiorstwa to jest zbiór pewnych departamentów. Czyli mamy w firmie różne wydziały, departamenty. Różnie oczywiście w nazewnictwie. I teraz tak: każdy z tych departamentów zajmuje się swoją jakąś własną pracą. Jest skupiony na swojej pracy.

Mamy departament, który zajmuje się, nie wiem, zakupami. Mamy departament, który się zajmuje obsługą magazynów. Mamy wydziały związane z produkcją. I to też jest ich całkiem sporo, bo są inżynierowie, którzy muszą zaprojektować produkt. Potem jest kwestia wytworzenia, zaplanowania tej produkcji, zrealizowania produkcji. Gdzieś tam dalej są jeszcze działy dotyczące, nie wiem, kontroli jakości.

Tutaj oczywiście to zależy od struktury firmy i od tego, czym się ta firma zajmuje, bo inaczej to wygląda w firmach usługowych, inaczej w firmach dystrybucyjnych, handlowych. A ja tutaj przywołałem taki przykład firmy produkcyjnej.

Natomiast niezależnie od tego, w jakiej branży taka firma funkcjonuje, ten system będzie jej bardzo potrzebny, bo systemy ERP łączą te wszystkie, nazwijmy to, wydziały i departamenty.

Jeżeli sobie wyobrazimy tę sytuację: ktoś złożył zamówienie już w sklepie internetowym na dostarczenie lodówki. Lodówka to akurat jest taki przykład produktu, który jest wytwarzany masowo. Bo też inaczej by to wyglądało, gdyby to był tak zwany produkt na zamówienie, gdzie po prostu trzeba by pod to konkretne zamówienie uruchomić proces produkcyjny, wyprodukować coś, co jest konkretnie zamówione.

Tu akurat mówimy o masowym produkcie, czyli ktoś wybrał po prostu jakiś model istniejący na rynku, złożył zamówienie. I teraz tak: to zamówienie z tego sklepu internetowego, i tu ja rozważę ten scenariusz, raczej ten sklep internetowy jest niekoniecznie elementem ERP, ale najprawdopodobniej będzie zintegrowany. Czyli informacja ze sklepu internetowego w postaci jakiegoś komunikatu przechodzi z systemu internetowego, czyli tej obsługi sklepu, do ERP. No i tam jest to jako zamówienie sprzedaży.

Teraz tutaj mogą być różne scenariusze, bo może być tak: okej, ktoś, kto podejmuje to zamówienie, musi sprawdzić przede wszystkim, czy my to mamy na magazynie, czy my to możemy faktycznie od razu dostarczyć.

Prowadzący: Właśnie stąd się tutaj też nasuwa kolejne pytanie. Czy systemy ERP obejmują także zakres prac nad zamówieniami, których fizycznie nie mamy? Jak gdyby ktoś zamawia, dajmy na to, jakąś pralkę, ale ta pralka nie jest jeszcze wyprodukowana. Ona będzie dopiero produkowana, dajmy na to, przez innego, zewnętrznego producenta. Czy system ERP też przewiduje takie sytuacje?

Piotr Krzysztoporski: Jak najbardziej, jak najbardziej, bo te informacje to są takie zupełnie, można powiedzieć, podstawowe. One są w tym systemie. Czyli ja tutaj notabene podałem przykład, że jakiś operator podejmie to zamówienie. Aczkolwiek to znowu jest jeden ze scenariuszy, bo równie dobrze to może być tak, że to wszystko zostanie obsłużone automatycznie.

Czyli osoba kupująca składa zamówienie. W tym sklepie internetowym pojawia się to zamówienie. Jest przesyłana informacja do ERP, że ma być taka właśnie lodówka czy pralka zamówiona. I w tym momencie my możemy tak skonfigurować tę komunikację pomiędzy systemami, żeby system od razu sprawdził i powiedział: „Okej, mam wystarczającą ilość na magazynie”. I w tym wypadku można jakby odesłać komunikat do tego sklepu: „Okej, możemy zrealizować dostawę”.

No i tutaj, powiedzmy, znowu wejdzie jakiś algorytm, który wyliczy ten czas dostawy. To też jest jak najbardziej do zrobienia. Widzimy, że ktoś, nie wiem, zamawia z Gdańska, magazyny mamy, nie wiem, w Warszawie. No to okej, możemy tam gdzieś mieć wyliczony ten czas dostawy i powiedzieć: „Okej, ja jestem w stanie dostarczyć to w ciągu, nie wiem, jednego dnia do ciebie, tę lodówkę czy pralkę”. I to może być absolutnie automat. W ogóle nie musi być człowieka w tym.

Tak samo może być inny scenariusz, czyli ten system sprawdza, mówi: „Okej, nie mam tego na magazynie”. No ale na przykład może zobaczyć, jaki jest tak zwany lead time, czyli jaki jest ten czas dostawy po stronie tego dostawcy czy producenta.

No i znowu możemy mieć w systemie ERP taką informację, że średnio dostarczenie takiej lodówki zajmuje tam tydzień. I w tym momencie mogę z powrotem oddać elektronicznie tę informację do tego sklepu internetowego i powiedzieć: „Przewidywany czas dostawy to jest właśnie tydzień”. I tutaj w tym procesie w ogóle nie musi być człowieka.

Każda firma robi to po swojemu. To też zależy bardzo od branży, bo tu akurat mówimy o produkcie masowym. Tutaj pewnie dużo prościej jest to właśnie w stu procentach zautomatyzować, żeby to były tylko komunikaty pomiędzy systemami. Trochę będzie inaczej wyglądało, jak te produkty będą, powiedzmy, bardziej na zlecenie, na zamówienie produkowane. Wtedy ten proces może być inny.

Prowadzący: Właśnie tu chciałem dopytać, czy w tym miejscu wchodzi sztuczna inteligencja do systemów ERP, czy niekoniecznie jeszcze?

Piotr Krzysztoporski: W tym nie musi. Nie, nie, bo tutaj akurat proszę zwrócić uwagę: w tym przykładzie, jak go rozważamy, to mamy proste reguły. Tutaj określiliśmy sobie pewien zbiór reguł. Czyli o ile gdzieś jest prosty zbiór reguł, to nie ma sensu używania sztucznej inteligencji.

Sztuczna inteligencja będzie nam potrzebna w tych miejscach, gdzie ciężko jest te reguły zbudować. Kiedy nie jesteśmy w stanie opisać wszystkich możliwych przypadków, to wtedy wchodzi sztuczna inteligencja. I ten akurat przykład jest oparty o reguły.

No ale oczywiście systemy sztucznej inteligencji bardzo szeroko się wykorzystuje w ERP-ach. I tutaj też można tak troszeczkę delikatnie się cofnąć historycznie, bo myślę, że dzisiaj wszyscy, jak myślimy o AI, to wszyscy mają przed oczami różnego rodzaju czaty, czyli te wszystkie systemy, które pojawiły się kilka lat temu…

Prowadzący: Większość osób ma styczność ze sztuczną inteligencją właśnie poprzez chatboty, powiedzmy.

Piotr Krzysztoporski: Tak, przez duże modele językowe. Tak, dokładnie. No tak, tylko że to jest raptem jeden z wielu obszarów działania sztucznej inteligencji, dzisiaj najbardziej widoczny. Natomiast to jest tylko jeden wycinek.