Wyzwania związane z procesem obiegu dokumentów w firmach usługowych

Duże firmy usługowe niejednokrotnie borykają się z problemami wynikającymi z przetwarzania faktur dwiema drogami. Pierwsza to przepływ dokumentów metodą tradycyjną (manualnie), co prowadzi do opóźnień (np. wydłuża proces obiegu dokumentów), błędów w dekretacji i zwiększenia ryzyka utraty istotnych danych. Druga droga to wykorzystanie rozwiązań cyfrowych (obieg faktur w formie elektronicznej), które, choć efektywniejsze i przydatne, często okazują się ograniczone w kontekście funkcjonalności czy możliwości zintegrowania z innymi narzędziami IT w firmie.

W branży usługowej obieg faktur bywa bardzo złożony. Przykładem może być np. procesowanie faktur w agencjach marketingowych – w takich przedsiębiorstwach dokumenty często dotyczą rozliczeń projektowych, które obejmują różne etapy realizacji kampanii – od przygotowania strategii, przez wykonanie kreacji graficznych, aż po zakup mediów reklamowych. Każdy z tych kroków wiąże się z osobnymi fakturami kosztowymi, ich właściwą akceptacją, zaksięgowaniem i przypisaniem do konkretnego projektu.

W firmach IT świadczących usługi abonamentowe obieg faktur bywa jeszcze bardziej skomplikowany, a takie dokumenty są często generowane cyklicznie (np. za utrzymanie serwerów, wsparcie techniczne czy aktualizacje oprogramowania). Jeżeli klient zmienia zakres usług w trakcie okresu rozliczeniowego, konieczna jest korekta faktury, to zaś wymaga ręcznego przetworzenia dokumentu oraz ponownego przeliczenia kosztów. W efekcie pracownicy działu księgowości muszą nie tylko wprowadzać dane do programu księgowego, ale również ręcznie kontrolować zgodność faktur z umowami oraz aneksami.

W rezultacie firmy usługowe korzystające z cyfrowych narzędzi EOD (Elektronicznego Obiegu Dokumentów) napotykają na ograniczenia swoich systemów. Mimo częściowej automatyzacji pracownicy i tak muszą manualnie przetwarzać dokumenty (np. fizyczne faktury), wprowadzając dane do programu księgowego i przypisując odpowiednie dekretacje finansowe. To zaś wydłuża proces akceptacji, zwiększa ryzyko błędów księgowych i opóźnień w płatnościach.

Elektroniczny obieg faktur zintegrowany z systemem księgowym

W obliczu problemów takich, jak opisane powyżej, firma powinna zastanowić się nad rozwiązaniem pozwalającym na kompleksową integrację systemu obiegu faktur kosztowych z innymi systemami zarządzania dokumentami (np. oprogramowaniem klasy ERP czy BPA). Powinno ono umożliwiać pełną automatyzację przetwarzania dokumentów finansowych: od ich rejestracji, przez weryfikację, aż po zaksięgowanie. W tym kontekście nieocenionym wsparciem są:

• System OCR (Optical Character Recognition) – technologia, dzięki której można automatycznie odczytywać dane z papierowych i elektronicznych faktur, a system automatycznie przenosi je do konkretnych pól formularza.
• Możliwość zaprojektowania dowolnego obiegu dekretacji faktury – dostosowanego do potrzeb oraz struktury firmy.
• Workflow obiegu faktur – automatyczne przypisywanie faktur kosztowych do odpowiednich działów oraz osób odpowiedzialnych za akceptację.
• Integracja z KSeF/PEF i systemem ERP – automatyczne księgowanie i archiwizowanie dokumentów finansowych między platformami – komercyjnymi w firmie oraz Krajowym Systemem e-Faktur czy Platformą Elektronicznego Fakturowania.
• Funkcje kontroli budżetu i dekretacji finansowej – pozwalają na automatyczne przypisywanie kosztów do odpowiednich projektów lub centrów kosztowych, co jest kluczowe w branży usługowej rozliczającej się za projekty czy usługi abonamentowe.
• System automatycznych powiadomień i przypomnień – o terminach płatności, konieczności akceptacji dokumentów lub ich wystawienia.
• Wysoka wydajność systemowa — obsługa dużych wolumenów danych i dużej liczby pracowników.
• Możliwość szybkiej i prostej akceptacji faktur za pomocą aplikacji mobilnej itp.
• Raportowanie przebiegu procesów, w tym identyfikacja wąskich gardeł.

Te i podobne funkcjonalności systemu do elektronicznego obiegu faktur redukują (lub eliminują) potrzebę ingerencji człowieka w procesowanie faktury, zmniejszają ryzyko błędów, zapewniają sprawny przepływ informacji i zwiększają wydajność procesów związanych z fakturowaniem. Oprogramowanie powinno być przede wszystkim dostosowane do specyfiki firmy oraz jej możliwości i wyzwań — aktualnych oraz tych, które pojawią się w przyszłości. W kontekście budowania konkurencyjności strategiczną wartością okazują się obecnie nie tylko środki finansowe, ale i czas. Szkoda tracić go na procesy, które w ramach jednorazowej inwestycji mogłyby zostać zautomatyzowane.