Jedyną stałą jest zmiana - z pewnością słyszałeś to powiedzenie już wiele razy. Ma ono szczególne znaczenie w kontekście dzisiejszego świata biznesu. Zmiany następują tak często i tak dynamicznie, że firmy muszą jak najszybciej się do nich adaptować. Jednym z przejawów tego typu zmian jest automatyzacja procesów biznesowych.

Czym właściwie jest automatyzacja?

Termin, który w ostatnim czasie zdominował środowisko biznesowe, odnosi się do wykorzystania technologii oraz różnego typu narzędzi do wykonywania powtarzalnych czynności czy procesów bez ciągłego udziału człowieka.

Automatyzację procesów biznesowych można wykorzystać zarówno do wykonywania prostych czynności (na przykład do automatycznej odpowiedzi na wiadomości mailowe), jak i tych nieco bardziej skomplikowanych zadań - tutaj przykładem może być analiza danych w czasie rzeczywistym czy zarządzanie łańcuchem dostaw.

Automatyzacja - najważniejsze korzyści

Automatyzacja procesów biznesowych to decyzja, której wprowadzenie może przynieść organizacji mnóstwo korzyści.

• Większa produktywność - to z pewnością najbardziej oczywista korzyść związana z wdrożeniem automatyzacji procesów biznesowych. Różnego typu oprogramowania czy inteligentne maszyny mogą bowiem przejąć zadania normalnie wykonywane przez człowieka. Co więcej, mogą je wykonywać w sposób szybszy i dokładniejszy niż ludzie. To z kolei otwiera przed pracownikami zupełnie nowe możliwości rozwoju firmy i pozwala im na skupienie się na kreatywnych czy złożonych czynnościach.

• Niższe koszty prowadzenia firmy - oczywiście, początkowe koszty związane z wdrożeniem automatyzacji procesów biznesowych mogą być znaczące, natomiast w dłuższej perspektywie zazwyczaj są zwracającą się inwestycją. Robotyzacja prowadzi bowiem do zmniejszenia kosztów operacyjnych związanych z redukcją błędów ludzkich czy poprawą ich. Takie usprawnienie wpływa również na optymalizację kosztów operacyjnych.

• Dokładniejsza analiza danych - narzędzia wykorzystywane w automatyzacji pozwalają firmom podejmować decyzje, które są poświadczone precyzyjnymi i aktualnymi danymi. A to podstawa w obecnym, bardzo dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu.

• Lepsza jakość i spójność - zautomatyzowanie procesów w organizacji to wsparcie dla firm, które chcą osiągnąć możliwie najwyższą powtarzalność i precyzję. Nowoczesne technologie eliminują ludzkie błędy i pomagają w zachowaniu jednolitej jakości produktów czy usług. Te kwestie są niezwykle pożądane w branżach, gdzie skrupulatność i zgodność z normami jest kluczowa.

• Lepsza obsługa klienta - nowoczesne podejście w postaci chatbotów oraz systemów automatycznej odpowiedzi gwarantuje wsparcie klienta niemalże przez całą dobę, z kolei zautomatyzowane systemy CRM pozwalają na lepsze spersonalizowanie interakcji z nim. Robotyzacja w tym zakresie prowadzi więc do szybszych reakcji na zapytania i lepszej obsługi klienta.

Obszary, które najbardziej mogą skorzystać z automatyzacji

Organizacje mogą wprowadzać robotyzację w wielu obszarach. Najbardziej z tego typu innowacji mogą skorzystać:

• Marketing i sprzedaż: tutaj automatyzacja procesów biznesowych umożliwia skuteczniejsze docieranie do potencjalnych klientów, a także optymalizację strategii. Automatyczne kampanie e-mail, spersonalizowane treści oraz zaawansowane narzędzia do generowania leadów i analiza zachowań użytkowników pozwalają obszarom marketingu i sprzedaży dużo lepiej targetować działania i tym samym poprawiać wyniki sprzedażowe.

• Zarządzanie zasobami ludzkimi: działy HR z wykorzystaniem narzędzi automatyzujących mogą efektywniej przeprowadzać rekrutacje, onboarding, oceny pracownicze czy zarządzanie urlopami. Takie odciążenie ułatwia skupienie uwagi HR na strategiczne działania związane z rozwojem pracowników. Mniejsza ilość czasochłonnych zadań do wykonania przez człowieka ułatwia także osiąganie lepszych wyników wydajnościowych.

• Finanse i księgowość: działy finansowe również zyskują na automatyzacji procesów biznesowych. Jest to zauważalne szczególnie w obszarze fakturowania czy rozliczania wydatków, ale też w raportowaniu i analizach budżetowych. W tego typu zadaniach automatyzacja minimalizuje ryzyko błędów ludzkich, dzięki czemu procesy te stają się precyzyjne.

• Produkcja i logistyka: automatyzacja zarządzania zapasami, planowanie produkcji czy kontrola jakości i optymalizacja łańcucha dostaw - to tylko kilka zadań, których wykonanie może zostać ulepszone dzięki automatyzacji procesów biznesowych.

Przyszłe trendy

Automatyzacja procesów biznesowych ciągle ewoluuje, może więc przewidywać, że w najbliższym czasie rozwinie się jeszcze bardziej w kilku kluczowych obszarach.

Pierwszym z nich z pewnością będzie tak zwana hiperautomatyzacja, będąca połączeniem RPA i AI. Technologia ta umożliwi automatyzację jeszcze bardziej złożonych procesów biznesowych, które będą mogły się odbywać zupełnie bez ludzkiej ręki.

Przyszłym trendem, o którym warto wspomnieć, jest automatyzacja w chmurze, pozwalająca na dostosowywanie zasobów czy dostępności z dowolnego miejsca na ziemi.

Kolejną innowacją wartą uwagi są autonomiczne systemy biznesowe - dzięki nim procesy będą mogły same się optymalizować, wykorzystując przewidywania pozwalające na unikanie awarii i planowanie ewentualnych napraw czy konserwacji.

Automatyzacja jako kluczowy element strategii biznesowej w erze cyfrowej

Automatyzacja procesów biznesowych to obecnie nie tylko trend, ale i jeden z najważniejszych elementów skutecznej strategii biznesowej. Organizacje, które podchodzą do niej w odpowiedzialny sposób, zyskują znaczną przewagę nad konkurencją. Kluczem do sukcesu jest umiejętne jej wdrożenie i zarządzanie nią - w tym zakresie warto zwrócić się do specjalistów. Firmy inwestujące w technologię, kompetencję pracowników i samodoskonalenie będą gotowe na wyzwania biznesowe ery cyfrowej transformacji.