Jak dokładnie rozplanować obowiązki?

Dobry grafik pracy to taki, który nie pomija żadnych obowiązków, nawet tych, które wydają się być błahe i możliwe do przełożenia. To właśnie przekładanie poszczególnych zadań "na później" powoduje, że zaczynają się one gromadzić i narastać. Planowanie zadań powinno również uwzględniać terminy. Niektóre obowiązki należy wykonać w określonym czasie, inne zaś nie wymagają ścisłego terminu. Tutaj ponownie - nic nie powinno być odkładane na ostatni moment. Przykładowo, jeśli dane zadanie musimy wykonać do piątku, do godziny 12, to lepiej zrealizować je już w czwartek, na wypadek, gdyby w międzyczasie wystąpiły jakieś przeszkody czy problemy. Dokładne rozplanowanie obowiązków powinno również określać czas na wykonanie poszczególnych zadań. Tutaj należy wziąć pod uwagę ich specyfikę, a także możliwe opóźnienia. Jeśli bowiem w międzyczasie z pracownikiem skontaktuje się klient, to nie będzie on w stanie wykonać wyznaczonych zadań w danym czasie.

Jakie aspekty należy wziąć pod uwagę, planując grafik?

Wiadomo już, że w pierwszej kolejności wykonuje się te obowiązki, które obarczone są terminami. Niemniej jednak przy układaniu grafiku warto wziąć pod uwagę inne, wydawałoby się, bardziej błahe aspekty.Zaplanujmy pracę, uprzednio sprawdzając grafik urlopów. W wielu firmach pracownicy zobowiązani są uzupełnić plan urlopów już na początku roku, z możliwością wprowadzenia ewentualnych zmian. Chodzi tutaj głównie o dłuższe, planowane nieobecności. Dobry manager w pierwszej kolejności sprawdza, czy dany pracownik będzie dostępny w terminie, w jakim planuje się grafik. Nieobecności pracowników dobrze jest sprawdzać regularnie, modyfikując przy tym przygotowany grafik i dopasowując go do aktualnych potrzeb. Pamiętajmy także o ważniejszych projektach, które wymagają znacznie większego zaangażowania pracowników. Dobrze jest ich z wyprzedzeniem poinformować o zmianach w grafiku, jakie wystąpią, a które wiążą się na przykład z koniecznością przeorganizowania dotychczasowego sposobu pracy. Przydatne narzędzie, które okazuje się być bardzo pomocne w planowaniu grafiku pracy, można znaleźć tutaj https://inewi.pl/Funkcje/Grafiki-Pracy.

Dlaczego warto planować pracę w porozumieniu z podwładnymi?

Wydawałoby się, że planowanie pracy to wyłączny obowiązek managera zespołu bądź właściciela firmy. Tymczasem okazuje się, że o ile rzeczywiście ostatnie słowo należy do przełożonego, o tyle samo układanie grafiku powinno przebiegać w porozumieniu z pracownikami. Dzięki temu można w o wiele efektywniejszy sposób rozplanować obowiązki.Przełożeni nie zawsze zdają sobie sprawę z tego, jak długo może potrwać spotkanie z klientem bądź jakich konkretnie nakładów pracy wymaga wykonanie poszczególnego zadania. Dlatego też tak ważne są bieżące konsultacje z pracownikami, zwłaszcza w kwestiach, które wydają się nam być problematyczne. Efektywna współpraca na linii manager-podwładni stanowi klucz do sukcesu, w tym także do planowania i realizowania wyznaczonych w grafiku pracy obowiązków zawodowych.